Phòng Tổ chức - Hành chính

  CHỨC NĂNG - NHIỆM VỤ  

A. Chức năng

  - Tổ chức quản lý, sử dụng hiệu quả các nguồn kinh phí, nhất là nguồn kinh phí cấp phát đảm bảo luật ngân sách và các chế độ chi tiêu quy định, phục vụ tốt nhất cho việc hoàn thành nhiệm vụ chính trị của nhà trường.

  - Thực hiện và giám sát thực hiện các chế độ, chính sách, quy định của Nhà nước; các quy định nội bộ,... liên quan đến các hoạt động thu chi, các hoạt động có sử dụng tài sản, vật tư của đơn vị.

  - Xây dựng nguồn thông tin cần thiết về mặt tài chính cho quản lý, kiểm tra và hoạch định những dự án dài hạn, ngắn hạn và cung cấp cho các bộ phận chức năng theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền.

  - Tham mưu, đề xuất kế hoạch và phối hợp tổ chức thực hiện các hoạt động liên quan đến hợp tác, liên kết đào tạo của trường với các tổ chức trong và ngoài nước.

  - Tham mưu, đề xuất kế hoạch và phối hợp tổ chức các hoạt động liên quan đến sửa chữa, bảo trì hệ thống mạng và các phần mềm liên quan đến công tác tổ chức hoạt động của trường; sửa chữa bảo trì cơ sở vật chất, thiết bị dạy nghề và thiết bị văn phòng.

  - Liên hệ, phối hợp tổ chức các buổi làm việc với các đoàn khách trong và ngoài nước hoặc tham quan học tập kinh nghiệm với các đơn vị khác.

  - Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Hiệu trưởng và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về chất lượng công việc chuyên môn.

B. Nhiệm vụ

* Xây dựng chức năng, nhiệm vụ cho các tổ chức trong trường.

  - Cùng với các đơn vị dự thảo chức năng, nhiệm vụ cho từng đơn vị hoạt động tại trường. Khi nhiệm vụ chính trị của Trường hoặc từng tổ chức thay đổi thì phải kịp thời điều chỉnh cho phù hợp yêu cầu.

  - Tham mưu với Ban lãnh đạo về việc phân công tập thể, cá nhân thực hiện chức năng, nhiệm vụ của đơn vị.

* Tổ chức bộ máy, sắp xếp cán bộ:

  - Căn cứ vào biên chế hằng năm và khả năng hoàn thành tốt nhiệm vụ của đội ngũ nhân lực mà tiến hành sắp xếp, điều chỉnh bộ máy, hoạt động của trường cho hợp lý nhằm mang lại hiệu quả cao.

  - Phối hợp cùng các đơn vị liên quan đề xuất việc cải tiến công tác quản lý, lề lối làm việc, xây dựng các quy trình công tác.

* Xây dựng quy hoạch, kế hoạch cán bộ:

  - Căn cứ nhiệm vụ chính trị của Trường, căn cứ tình hình thực tế, lập quy hoạch các loại cán bộ: cán bộ quản lý, đội ngũ giáo viên, nhân viên,… Đồng thời, cùng phối hợp với các phòng, khoa chuyên môn xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn và giải quyết các thủ tục đi học, nghiên cứu, thực tập,… cho cán bộ, giáo viên, nhân viên,….

* Quản lý nhân sự:

  - Phân bố chỉ tiêu và điều chỉnh, bổ sung biên chế lao động hằng năm cho các đơn vị.

  - Cùng các đơn vị xây dựng phương án cải tiến công tác quản lao động nhằm tiết kiệm lao động, đạt hiệu quả cao.

  - Quản lý nghỉ phép năm của CB-CNV.

  - Làm thủ tục tuyển dụng, điều động thuyên chuyển, đề bạt.

  - Nghiên cứu dự thảo nội quy, quy định về quản lý lao động trình Hiệu trưởng. Đồng thời, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các nội quy và quy định của trường đã đưa ra.

  - Quản lý hồ sơ CB-CNV, thường xuyên bổ sung, sắp xếp để sử dụng và lưu trữ chính xác, kịp thời.

  - Thực hiện công tác bảo vệ nội bộ theo yêu cầu của ngành và của cơ quan chức năng.

  - Cùng các đơn vị liên quan thực hiện thanh tra lập hồ sơ kỷ luật.

* Thực hiện chế độ chính sách:

  - Triển khai, phối hợp triển khai và hướng dẫn thực hiện kịp thời những quy định chung có liên quan, đặc biệt là chế độ hóa đơn, chứng từ, thủ tục thu chi tài chính.

  - Tham gia xây dựng các quy chế nội bộ trên cơ sở vận dụng chế độ chính sách, pháp luật Nhà nước.

  - Lập hồ sơ theo dõi, chủ động đề xuất và làm thủ tục: nâng lương, điều chỉnh lương, nghỉ hưu, mất sức, hết tuổi lao động và nghỉ việc cho CBCNV.

  - Làm tham mưu cho lãnh đạo trường triển khai và vận dụng chế độ chính sách đối với CB, GV, CNV. Đề xuất việc vận dụng, sửa đổi các quy định về chế độ của trường cho phù hợp với thực tế.

  - Làm thủ tục khen thưởng các loại cho CBCNV.

* Công tác tổng hợp:

  - Dự thảo, quản lý, theo dõi thực hiện chương trình công tác chung toàn trường (cả năm, học kỳ, tháng, tuần). Tổ chức điều hòa, phối hợp các hoạt động chung giữa các tổ chức trong trường. Đề xuất với Hiệu trưởng điều chỉnh chương trình công tác.

  - Dự thảo các văn bản chung của trường.

  - Tổng hợp tình hình hoạt động định kỳ hoặc đột xuất trình Hiệu trưởng.

  - Chuẩn bị nội dung, làm thư ký các phiên họp do Hiệu truởng triệu tập và chủ trì.

  - Tổ chức tiếp khách, tiếp tân, tổ chức trang trí các hội nghị chung tại cơ quan.

  - Phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện các công tác đối ngoại và hoạt động xã hội của trường.

  - Quản lý, sử dụng phòng truyền thống.

  - Cùng với Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn Thanh niên và các đoàn thể đang hoạt động tại trường tổ chức thông tin thời sự, tuyên truyền, cổ động, sinh hoạt văn hóa, văn nghệ, tham quan nghỉ mát theo yêu cầu nhiệm vụ chính trị của trường.

  - Đề xuất và phối hợp tổ chức các hội nghị chung của trường.

* Công tác theo dõi thi đua:

  - Xây dựng và theo dõi các chỉ tiêu, nội dung, biện pháp thi đua

  - Luôn cải tiến cách đánh giá thi đua cho phù hợp và đat hiệu quả.

  - Tập hợp sáng kiến kinh nghiệm, tổ chức phổ biến, trao đổi rút kinh nghiệm và sáng kiến kinh nghiệm trong công tác chuyên môn.

  - Tổ chức sơ kết, tổng kết thi đua, làm thủ tục khen thưởng, lưu trữ hồ sơ thi đua.

* Công tác hành chính – quản trị

  - Thực hiện gửi, nhận, chuyển và lưu trữ các loại công văn giấy tờ đúng quy định thủ tục hành chính.

  - Sử dụng, bảo quản con dấu và điện thoại đúng quy định của Nhà nước và của cơ quan.

  - Cấp các loại giấy theo quy định (giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy chứng nhận,…).

  - Tổ chức tiếp khách, phục vụ hội nghị của trường.

  - Giải quyết các yêu cầu ăn, ở, sinh hoạt của khách đến làm việc với trường.

  - Tham mưu ký kết, theo dõi và giám sát thực hiện các hợp đồng kinh tế.

  - Phối hợp kiểm tra vật tư, tài sản, kinh phí định kỳ hoặc đột xuất. Kịp thời kiến nghị xử lý những trường hợp bất thường.

  - Lên kế hoạch mua sắm, quản lý và sửa chữa máy móc, thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của các công trình xây dựng.

  - Phối hợp cùng các đơn vị khác thực hiện kiểm kê và tổng hợp tài sản theo định kỳ hàng năm hoặc đột xuất.

* Công tác giữ gìn an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy:

  - Lập kế hoạch và phân công trực bảo vệ liên tục trong ngày.

  - Thực hiện các biện pháp bảo vệ trật tự an ninh cơ quan.

  - Quản lý hướng dẫn sử dụng và thường xuyên kiểm tra dụng cụ PCCC, đề xuất các biện pháp PCCC.

  - Trực tiếp tổ chức và quản lý các công tác: trực hành chính, đội tự vệ và đội PCCC.

  - Phối hợp với các ban, ngành, đoàn thể khác nhằm góp phần giữ gìn an ninh trật tự trong trường và tại địa phương.

* Quản lý công tác in ấn:

  - Tập hợp yêu cầu của các đơn vị, lập kế hoạch in ấn tài liệu phục vụ công tác quản lý, giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học.

  - Có kế hoạch bảo quản, bảo trì máy móc thiết bị. Cùng với các đơn vị liên quan thực hiện mua sắm, sữa chữa các phương tiện in ấn.

  - Chỉ in ấn những giấy tờ, tài liệu có ký duyệt của lãnh đạo trường hoặc Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính (được lãnh đạo ủy quyền). Sau khi in ấn, đóng xén (nếu có yêu cầu) phải ký giao thành phẩm cho người có trách nhiệm, bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật, mỹ thuật và thời gian.

  - Lập sổ sách ghi chép in ấn từng loại tài liệu xuất, nhập nguyên liệu và thanh toán hằng quý.

* Công tác đối ngoại:

  - Tham mưu, đề xuất kế hoạch và phối hợp tổ chức thực hiện các hoạt động liên quan đến hợp tác, liên kết đào tạo với các tổ chức trong và ngoài nước.

  - Liên hệ, phối hợp tổ chức các buổi làm việc với các đoàn khách trong và ngoài nước hoặc tham quan học tập kinh nghiệm với các đơn vị khác.

  - Phối hợp với các đơn vị trong và ngoài trường tổ chức tiếp xúc, quan hệ với các doanh nghiệp. Phối hợp với các đơn vị liên quan trong và ngoài tỉnh tổ chức các cuộc hội thảo, hội nghị, giao lưu trong họat động hợp tác – liên kết.

  - Phối hợp với các phòng / khoa / đoàn thanh niên để tổ chức các hoạt động tình nguyện, giao lưu văn hóa của sinh viên – học sinh với các đối tác liên kết đào tạo.

  - Đề xuất, tham mưu nội dung các thông tin quảng bá hình ảnh của nhà trường trên các phương tiện thông tin đại chúng.

  - Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công nhân viên làm công tác đối ngoại.

  - Tổng hợp, báo cáo, đánh giá tình hình và đề xuất phương hướng những hoạt động công tác đối ngoại, hợp tác - liên kết trong từng giai đoạn phát triển của nhà trường.

   DANH SÁCH VIÊN CHỨC, NGƯỜI LAO ĐỘNG PHÒNG TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH: